ปั่นงานเท่าไหร่ก็ไม่ทัน รวมเทคนิค Time-Attention Management

 “อยากให้วันนึงมี 50 ชั่วโมงจัง!” ได้ยินเพื่อนบ่นอะไรแบบนี้บ่อย แม้แต่เราเองก็ติดปากกับคำว่า “ไม่มีเวลา” เหมือนกัน เอ้า! ทำไมโลกนี้มีแต่คนทำงานไม่ทันนะ มันก็คือเรื่องของ ‘การจัดการเวลา’ นั่นแหละ

• เอาอย่างนี้ สั้นๆ ง่ายๆ มาดูเลยว่ามีเทคนิคจัดการเวลาแบบไหน ที่อาจช่วยให้เราทำงานทันกันได้บ้าง

1. Most Important Task (MIT) : หลายคนน่าจะมี to-do list อยู่แล้ว (ถ้ายังไม่มี ก็มีซะนะ) แต่ประเด็นอยู่ที่ต่อให้มี ก็ไม่เคยทำได้ครบหมด นั่นก็เพราะเรายัดสิ่งต่างๆ ไว้ในลิสต์มากเกินไป หลักการ MIT คือให้เราเลือกงานที่สำคัญที่สุดมา 3 งาน ใช่! แค่ 3 งานเท่านั้น แต่ทำมันให้เสร็จ นอกจากจะทำให้ลิสต์ใช้ได้จริงแล้ว ยังทำให้เรามีกำลังใจในการทำงานมากขึ้นด้วย (เคลียร์ได้แล้วฟินอะ)

ถ้าอยากให้งานเสร็จ ‘ทัน’ นอกจากลิสต์ว่าวันนี้จะ ‘ทำอะไร’ ให้เติมไปด้วยว่า ‘ช่วงเวลาไหน’ แบ่งเป็นบล็อกไว้ให้ชัดเจนเลย

2. Time Blocking Method : พอมีลิสต์งานและจัดลำดับความสำคัญแล้ว ถ้าอยากให้งานเสร็จ ‘ทัน’ นอกจากลิสต์ว่าวันนี้จะ ‘ทำอะไร’ ให้เติมไปด้วยว่า ‘ช่วงเวลาไหน’ แบ่งเป็นบล็อกไว้ให้ชัดเจนเลย (ใช้ Google Calendar หรือ Sheet ก็ได้) ส่วนการแบ่งบล็อกเวลา ก็ต้องเกลี่ยระหว่าง ‘Proactive Block’ เวลาที่เราจะโฟกัสกับงานที่ต้องเสร็จ กับ ‘Reactive Block’ เวลาที่จัดไว้ให้กับคนอื่นหรือสิ่งอื่นที่อาจเข้ามารบกวน รวมถึงว่าต้องมี ‘Leisure Time’ ให้ตัวเองด้วย

3. 100 Blocks a Day Method : การคิดว่าเราจะใช้เวลาเท่าไหร่ ไปกับใครหรืออะไรนี่ก็สำคัญ เทคนิคนี้ก็คือการแบ่งชีวิตหนึ่งวันเราเป็น 100 บล็อก (หรือ 100%) คิดจากว่าวันหนึ่งเรามีเวลาตอนตื่น 16-17 ชั่วโมง ซึ่งเท่ากับประมาณ 1,000 นาที แบ่งเป็นบล็อกละ 10 นาที เราก็จะมีทั้งหมด 100 บล็อก ทีนี้ก็ลองคิดดูว่าเราจะใช้เวลากี่เปอร์เซ็นต์ไปกับงานแต่ละอย่าง เช่น ถ้าเราใช้เวลา 2 ชั่วโมงไปกับการประชุม นั่นก็คือ 20% ของชีวิตในหนึ่งวันของเราละนะ

ร่างกายมนุษย์ในหนึ่งวันนั้นทำงานเป็นรอบ รอบละ 90-120 นาที เพราะงั้นก็คือให้ทำงาน 90 นาทีติดกัน แล้วพัก 20-30 นาที

4. Pomodoro Technique : เป็นเทคนิคการโฟกัสกับงานช่วงสั้นๆ ทำให้ได้มากที่สุด แล้วก็หยุดพัก ขั้นตอนคือ เลือกงาน > ตั้งนาฬิกานับถอยหลัง (ปกติคือ 25 นาที) > ทำงานนั้นไป อย่าหลุด > หมดเวลาแล้วพัก 5 นาที > ทำจนครบ 4 เซ็ต แล้วพักยาว (15-30 นาที) ซึ่งเทคนิคนี้จะทำให้เราทำงานได้จำนวนมากต่อวัน แต่เงื่อนไขคือต้องอยู่ในสภาวะที่ไม่มีใครหรืออะไรรบกวนได้จริงๆ . ส่วนที่เรียกว่า ‘Pomodoro’ นั่นก็เพราะในภาษาละติน คำนี้แปลว่า ‘มะเขือเทศ’ และเทคนิคนี้ก็คือใช้นาฬิการูปมะเขือเทศจับเวลา

5. 90-Minute Focus Sessions : เป็นการแบ่งช่วงทำงานกับพักคล้ายกับ Pomodoro แต่เทคนิคนี้อ้างอิงจากหลัก Ultradian Rhythm หรือที่ว่าร่างกายมนุษย์ในหนึ่งวันนั้นทำงานเป็นรอบ รอบละ 90-120 นาที เพราะงั้นก็คือให้ทำงาน 90 นาทีติดกัน แล้วพัก 20-30 นาที

ทั้งหมดนี้ก็อาจจะช่วยจัดการเรื่องเวลาและโฟกัสในการทำงานได้ ก็ลองเลือกๆ ไปปรับใช้กัน ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเวลาอย่าง Cal Newport บอกว่าเขาใช้เวลาตอนเย็นแค่ 15-20 นาที เพื่อวางแผนและจัดการสิ่งต่างๆ ที่ต้องทำ แล้วนั่นก็ทำให้การทำงาน 40 ชั่วโมง/สัปดาห์ของเขา มีประสิทธิภาพเท่ากับทำงาน 60 กว่าชั่วโมงแบบไม่มีโครงสร้างเลย (เพิ่มขึ้น 50%!)

ILLUSTRATED BY JIDA LEEPAIBOON

Share Article

Leave a reply