เลิกประชุมนานแล้วทำงานกันดีกว่า: เทคนิคการประชุมน้อยแต่ได้ผลมาก

ประชุมอีกละ! เข้าใจนะว่าการประชุมก็คือส่วนหนึ่งของการทำงานแต่บางทีก็เหมือนเข้าไปนั่งฟังอะไรนานๆแล้วก็ทำงานไม่ทันจนอยากให้จัดประชุมเพื่อประชุมว่าเราจะประชุมกันให้น้อยลงได้ยังไงกัน?!

จริงๆการประชุมก็เป็นหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญแหละแต่ปัญหาหลักๆคือมันนานเกินไป, คุยกันเยอะแต่ไม่ได้อะไร, หรือไม่ก็สงสัยว่าบางเรื่องเราเกี่ยวอะไรด้วยเอาล่ะ.. ไม่ต้องจัดประชุมเพื่อให้ประชุมน้อยลงนะแต่ลองหยิบเอาเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้กับการประชุมครั้งต่อๆไปกันเหอะจะได้ไม่ต้องประชุมนานแล้วได้ไอเดียไปทำงานต่อได้ด้วย

1. แยกให้ออกก่อนนะว่าจะประชุมทำไม : Seth Godin นักเขียนอเมริกันเคยบอกว่าโลกนี้มีการประชุมสามแบบเท่านั้นคือการประชุมเพื่อรับข่าวสาร (Information) การประชุมเพื่อพูดคุย (Discussion) และการประชุมเพื่อขออนุญาต (Permission) ส่วนสาเหตุของการประชุมที่นานเกินจำเป็นก็คือการที่ทุกคนเข้าใจไม่ตรงกันว่าการประชุมนั้นเป็นการประชุมประเภทไหนเพราะฉะนั้นใครนัดประชุมบอกไปเลยว่าจะเพื่ออะไรจะได้ไม่สับสนและยืดเยื้อ

2.15-18 นาที : กำหนดแต่ละsession ของการประชุมไว้ที่เวลาเท่านี้เหมือนจะสั้นนะแต่ตัวเลขนี้ก็มาจากสมาธิคนเรานี่แหละที่จะใช้กับการประชุมได้อันนี้มีหลักชีววิทยารองรับด้วยว่าร่างกายของเราต้องอาศัยการหมุนเวียนของเลือดออกซิเจนและกลูโคสในการประมวลผลข้อมูลใหม่ๆซึ่งมันจะทำงานได้ดีใน 18 นาทีหลังจากนั้นก็จะล้าแล้วและถ้าใช้เครื่องจับเวลาด้วยก็จะยิ่งมีผลทางจิตวิทยาทำให้การประชุมเดินหน้าได้เร็ว(แบบเดียวกับเวลาที่มีเดดไลน์มากระตุ้นการทำงานนั่นแหละ)

โลกนี้มีการประชุมสามแบบเท่านั้นคือการประชุมเพื่อรับข่าวสาร (Information) การประชุมเพื่อพูดคุย (Discussion) และการประชุมเพื่อขออนุญาต (Permission)

3. ยืนประชุม : เร่งความเร็วการประชุมได้ด้วยการยืนเพราะถ้าต้องยืนคุยกันนานๆก็จะเมื่อยก็จะรีบคุยรีบแยกย้ายไปโดยปริยายแล้ว Washington University เคยทำวิจัยด้วยนะว่าการยืนทำให้คนตื่นเต้นกระตุ้นให้เกิดไอเดียใหม่ๆ และเกิดการร่วมมือกันได้ดีกว่าการนั่งคุยกันด้วย

4. ให้คนเข้าประชุมไม่เกิน10 คน : Google ใช้หลักนี้ในการจัดประชุมทีมเพราะเขามองว่าเวลาทำงานเป็นสิ่งมีค่าของทุกคนและการประชุมก็ไม่ได้มีไว้เพื่อบ่งบอกถึงเกียรติยศอะไร​ (Attending meetings is not a badge of honor.) เอาแค่คนที่ต้องรับผิดชอบมาก็พอที่เหลือเอาเวลาไปทำงานดีกว่า

5.ใช้หลัก D.R.I.  : อันนี้เป็นหลักที่ Apple ใช้ในการประชุมเพื่อไม่ให้การโยนไอเดียในห้องถูกทิ้งไว้แค่ในห้องก็เลยจะต้องมีการกำหนดDirectly Responsible Individual (D.R.I.) หรือผู้รับผิดชอบของแต่ละไอเดียที่เกิดขึ้นตรงนั้นอย่างเป็นทางการ

ILLUSTRATED BY JIDA LEEPAIBOON

Share Article

Leave a reply